こんにちは、縣です。
私たちはBacklogを開発・運用していますが、ほとんど全ての社内のプロジェクトや業務でBacklogを活用しています。Backlogの開発者であるとともに、かなりヘビーユーザーであると言えます。
Backlogを使って仕事をしていくと、次第にBacklogを中心とした仕事のやり方というのが出来上がってきます。その中で社内にできあがってきたルールやTipsをここではご紹介します。
1.全ての作業をタスク化して課題として登録する
基本は全てのタスクを課題として登録します。これで「情報の共有」「タスクの進捗状況の明確化」「担当者の明確化」「作業の記録」ができる状況が整います。
ポイントは「全てのタスク」を登録するということです。やるべき仕事が発生したらまず最初にやることが課題をBacklogに登録するということになります。
例えば以下のような仕事もすべて課題として登録します。
- ガントチャート機能の設計を行う
- ドメイン名を決定する
- イベントXXXで発表する
- 会社の冷蔵庫が壊れているので修理する
- 競合製品との比較表を作成する
- タイムゾーンがフィンランドのユーザに、フィンランド語を追加した事をお知らせするメールを送る
- ○○さんの歓迎会をする
- ○○さんのPCを発注する
- イベント用のポスターを郵送する
一見すると「課題」と認識されないような仕事もタスク化して課題登録しています。こうすることで、仕事のあらゆる活動が地理的、時間的隔たりを超えて「共有」されるようになります。
また、課題登録前に作業が完了してしまうこともあります。例えば、電話対応や障害対応です。この場合、作業完了後に課題をログとして登録します。こうすれば全ての仕事の活動を共有することができる上、同様の対応の際には参考資料として活用できます。
2.課題番号無しのコミットは禁止
1.に関連しますが、Subversionなどのコミットの際にはコミットログに「課題番号」を入れてコミットすることを必須にします。これで「成果物（ソースコードやデザイン、ドキュメントやプレゼンテーション）」と「課題」を関連付けることができます。後から「この修正は何のためにおこなったんだっけ？」ということがあっても関連づけられた課題を見ることで、そのコミットの意図や経緯を知ることができます。
3.議論も課題でおこなう
Backlogを使っていると「タスク化する前の議論」をどこでおこなうか？というのがなかなか悩ましいところです。Skypeだとログが残らない、一部のメンバーだけで話が進んでしまうなども問題もおきます。メーリングリストでの議論は今の時代のスピード感を考えるとつらいところがあります。
今のところ私たちは、「関係者が集まってのフェイストゥフェイスの打ち合わせ」を行いつつ、Backlog上に議論用の課題を登録して運用しています。例えば、「ユーザーインターフェイスのレビュー」用の課題を登録して、意見をコメントしてもらうようなやり方です。
「タスク化する前の議論」に関しては課題に登録する以外の方法を提供できないか、Backlogチームでも検討をしています。具体的な案や計画がたちましたらまたこのBlogでご紹介したいと思います。
4.議事録はWikiに張り付けて共有
打ち合わせの議事録はすべてWikiに貼り付けていつでもだれでも見れるようにしています。
以下は打ち合わせ議事録の例です。
5.ツールだけのコミュニケーションに頼りすぎない
Backlogなどのツールは便利ですが、ツールだけのコミュニケーションに頼りすぎるのは危険です。急に別の人に仕事を依頼するときなど、課題登録後でもいいので一言「○○について課題登録しておきました。特に××のパフォーマンスが気になりますよね・・・（中略）・・・では、よろしくお願いします」などと一言声をかけるだけで、後のコミュニケーションがスムーズになることが多いです。あくまでもBacklogは「人間対人間の仕事」を助けるツールですので、敬意と思いやりをもってリアルなコミュニケーションを活用しながら仕事を進めていきましょう。
今回は「Backlog駆動プロジェクト管理」のための5つのTipsをご紹介しました。好評でしたらまた続きを書きたいと思いますので、「いいね！」とRTよろしくお願いします！
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